相手が気持ちよく動いてくれる！【わかりやすい説明の仕方】
こんにちは！
たまです。
『説明』について
ノウハウをお伝えする前に
2つの記事で
心構えをお伝えしました。
この2つだけでも、
断然、周囲との関係が良くなります。
今回は、いよいよ
具体的な『説明する』ノウハウを
お伝えいたします。
これを知らずにいたら
「○○さん、いい人なんだけど・・・。
話が長くてイヤになるんだよね」
と、あなたが知らないところで
評判になっているかも！！
はい。これは私、たまの実話です。
私としては一生懸命。
わかりやすくと例え話を出し、
記憶に残るように冗談をいい。
精一杯やったつもりでした。
しかしながら、
リーダークラスだけを集めた研修で
「上司との関係を話合う」
という課題があったのですが、
その時に
「たまさんの話が長い」
「たまさんは脱線する」
「たまさんはうんちくを自慢する」
などなど。
研修後のレポートで知りました。
正直言って、ものすご～く辛かった！！
そんなにイヤだったんなら、
その時に言ってよ！と思いますが
日本人特有の、
「思っていることをハッキリ言わない」
ですね。
相手が上司ならなおのこと、
注意してくれることはありません。
話している最中に
「話が長くてごめんね。大丈夫？」
と聞いても。
「面白いし、ためになるから大丈夫です！」
という返事でした。
本音は違ったのだと、
知ったときには後の祭りです。
あなたには、
こんな辛い思いをして欲しくない。
ぜひ、部下や周囲から
「好まれる説明」が
できるようになってください！
それでは参りましょう！！！
「わかりやすい説明の仕方」
①「大きな情報→小さな情報」
の順で説明する
例えば
私が前職の職業を問われたして、
いきなり「孵化部門で主に入卵を
担当していました」と言ったら。
「へ～？？？」と
脳みそに疑問符が浮かぶのがオチです。
マイナーな仕事過ぎて、
全くイメージできないでしょう。
こう言ったらどうでしょうか？
「畜産業の中でも、採卵鶏に特化した
ヒナの孵化部門で働いていました」
このように、相手がイメージできる
大枠を出した後に、細かい説明をすると、
「聞き手の頭の中にすんなり入る」度
が良くなります。
少なくとも、「畜産業で鶏に関係
だったんだ」はわかるはずです。
聞き手がどのくらい知っているか
推測して、「聞き返さずとも良いように」
を心がけましょう。
聞き手が知らないのをわかっていて
マウントを取ろうとするのは
もってのほかです。
②相手に「心の準備」をしてもらう
話を聞こうという
心の準備ができていない時に
唐突に説明されても、なかなか
話の内容を理解できないものです。
相手に「心の準備」をして
もらうためにはコツがあります。
1.話のテーマを伝える
例えば
「お話があるのですが、よろしいですか？」
と言われると誰だって身構えます。
「先日故障した車両の見積もりの件で
お時間をいただけませんか？」
だったら。
急ぎだな、と了解でき、
快く相談に乗れます。
聞き手は
「これからどんな話をされるのか」
がわからないと、
話を聞いても理解しづらく、
のみこむのに時間がかかります。
すると、聞き手をイライラ
させてしまうのです。
2.聞き手と歩調を合わす
新しいことを説明する時は特に、
説明している方は準備していますが、
聞き手はまっさらな状態です。
一気に説明されても、
理解が追いつきません。
聞き手の表情を見ながら、
「ここまで、よろしいですか？」
と、ひと呼吸入れましょう。
一方的にならないように、
聞き手の理解に寄り添い、
歩調を合わせましょう！
③「事実＋意見」で説得力倍増
悪いことの報告でありがちなのが
「自分は悪くない」と伝えたいがために
自分の解釈ばかり話してしまうことです。
説明を聞いている方は、
何が起こったのかさっぱりわかりません。
相手が理解しやすく、あなたの意図も
しっかり伝えるには基本形があります。
1.「客観情報」（出来事）を説明する
2.「客観情報」に基づいて
あなたの「主観」（解釈）を説明する
これです！！
「出来事＋解釈」で聞き手の反応は
格段によくなります。
④「結論で始まり、結論で終わる」
とわかりやすい
「何を言っているのかわからない」
「話があっちこっちに飛ぶ」
あなたがもし、そんな指摘を
うける場合は、相手に「話の結論」を
伝えられていない証拠です。
人間は所詮、短い時間で
多くのことを一気に理解できません。
話したいことが色々あっても、
「1つの話に結論は1つ」にしましょう。
説明の目的はたいてい、
何らかの依頼（助けが欲しい、相談したい、
決裁が欲しいなど）ですから、
話が複雑な場合は、
依頼したいことを結論として
1つ1つに分解しておきましょう。
これだけでも、聞き手はあなたが
何をして欲しいと思っているのか
わかりやすくなります。
⑤「大事なことが3つあります」
冒頭で大事なことを言う
伝えたいことが複数あるから
「1つの話の結論は１つ」がムリ！
なことって多々ありますよね。
だからって複雑なまま話しても
伝わりません。
④でもお話ししたとおり、
「お願いこと」があるはずですから
「依頼」で話を分ければ良いのです。
その準備をした上で、
例えば、お願いが３つなら
「用件が３つあります」
と、先に言ってしまいましょう。
そうすると、聞き手も話の
全体像が分かりやすいし、
「３つ処理すればいいのだ」と
話が聞きやすくなります。
⑥「長い説明を短くする」
と中身が濃くなる
長く話せばそれだけ情報量が多く
聞き手がわかりやすいはずだ！
と、考えがちですが。
ビジネスでは、
情報量を増やせば増やすほど、
混乱を招きます。
説明が長ければ長いほど
何が言いたいのか
わからなくなるものです。
聞き手に、確実に伝えるには
・わかりやすい表現
・誤解されない表現
であること、です。
話が長くなればなるほど、
聞き手の理解を邪魔する余計な情報
を入れている可能性大です。
注意しましょう。
⑦「箇条書き」で説明する
④⑤⑥でお話ししたことを実践するには
「箇条書き」にすると良いです。
1.「相手にメモして欲しいこと」を伝える
聞き手に復唱してもらい、
理解できているか調べるのも
良いですが、
多くの場合、あなたの説明を聞いた人が
第三者に説明するパターンですよね。
あなたが用意したメモか、
聞き手にメモしてもらう
これで、伝言ゲーム的な
間違いが格段に減ります。
2.「良い点・悪い点」をわける
報告をするときに使える手です。
良い点と悪い点を
ごちゃまぜで説明されると、
「いいの悪いのどっちなの？」
とぼやけて、わかりません。
良い点３つ、悪い点２つと
あらかじめ良い点と悪い点で
分けておくことで、
比較がしやすくなるし、
わかりやすくなります。
「何を話すか」より｢どう話すか」
で、説得力が増すのです。
あなたが今日からできること
いかがでしたでしょうか？
相手の理解度
相手の気持ち
完全に読み取るのは
相当な観察力と努力が必要です。
しかしながら、今回お話した
「分かりやすい説明」を実践したら、
私が部下から思われていたような
「あの人と話すのイヤだな」
を避けることができます。
ノウハウをずらずら並べましたが
要は「簡潔に話す」です！！
どちらも気持ちよく話せる
「会話」をすることができたら、
気持ちが良いだけでなく
関わった全員が結果を出せます。
そうしたら
あたなも、関わるみんなも
ハッピー間違いなし！！！
P.S.
最後までお読みいただき
ありがとうございます！
ネットビジネスの超初心者
中間管理職から一転
精神的に疲弊して退職した私が
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